Jen málo komu z nás se chce denně probírat stovkami e-mailů a ztrácet čas jejich tříděním. Pokud používáte e-mail, měli byste umět rozlišit důležitou korespondenci od té nepodstatné, zejména týká-li se to práce. Co je vhodné mít při používání e-mailu na zřeteli? Snažte se využívat všechny možnosti, které Vám e-mail nabízí, ale na druhou stranu se držte rčení „všeho s mírou“.

Zvolte adresáta

Říkáte si, že na volbě adresáta nemůžete nic zkazit? Věřte, že i tato zdánlivě jednoduchá záležitost se Vám může vymknout z rukou. Představte si například situaci, kdy posíláte hromadný e-mail. Co byste rozhodně neměli udělat? Vyvarujte se toho, abyste všechny adresáty uvedli do základního pole „Komu“ (angl. „To“). Příjemce by si měl alespoň myslet, že je e-mail určený jen pro něj. Pokud posíláte e-mail více příjemcům, využijte možnost „Skrytá kopie“ (angl. zkratka „Bbc“). Tato možnost se hodí zejména pro obchodní nebo marketingová sdělení. Náš tip: Pokud použijeme jen pole "Skrytá kopie", pak je vhodné do pole "Komu" uvést svou vlastní adresu.

Nezapomeňte uvést předmět

Posíláte-li e-mail, vždy uvádějte „Předmět“ (angl. „Subject“). Vyhnete se možnému označení za „spam robota“ a zároveň shrnete obsah Vaší e-mailové zprávy. Předmět e-mailu by měl být krátký a výstižný. Pokud je adresát cizinec, nepožívejte diakritiku.

Jak na přílohy v e-mailu

K e-mailu je možné přiložit také doplňkové soubory s obrázkem, zvukem, videem nebo textem v proprietárním formátu. Vkládáte-li obrázky, doporučujeme je převést do formátu JPG či PNG, které jsou menší než například formát BMP. Pokud potřebujete poslat větší přílohu, využijte pro tento účel například službu Uložto.cz na internetu, kde je možné soubor uložit a následně poslat v e-mailu jen odkaz pro stažení souboru. V případě, že posíláte v e-mailu přílohu, informujte o tom v textu příjemce.

Odpovídejte na e-maily včas

Výhodou e-mailové komunikace je rychlost Pokud Vám tedy přijde e-mail, snažte se na něj odpověď v co možná nejkratším čase. Zvláště v případě, jedná-li se o firemní záležitost. Při psaní e-mailů (osobních i firemních) byste se měli držet také pravidla „psát pozitivně“. Řešení problémů si nechte na osobní setkání. Pracovní e-maily pište jednoduše a stručně, abyste adresáta zbytečně neokrádali o cenný čas. Náš tip: Nezapomeňte si po sobě e-mail před odesláním přečíst. Zkontrolujte, že dává smysl a je z něj patrné, co chcete jeho příjemci sdělit.

Nastavení automatické odpovědi

Pokud se chystáte na delší pracovní cestu či nebudete přítomni z jiného důvodu a nebudete mít přístup k Vašemu e-mailu, nastavte si automatickou odpověď. V automatické odpovědi se omluvte za svou nepřítomnost a sdělte Váš plánovaný příjezd. Náš tip: Pokud je to možné, uveďte kontaktní údaje na kompetentní osobu, která Vás v době Vaší nepřítomnosti v naléhavých případech zastoupí.

Propojení e-mailu s organizátorem

Větší firmy hojně využívají možnost propojení e-mailového klienta a kalendáře s organizátorem. Rozhodnete-li se pro tuto možnost i Vy, využívejte ji efektivně a s rozumem. Co to znamená? Pokud zvete více kolegů na pracovní schůzku (některé jen v kopii), nepřikládejte k pozvánce velké přílohy s agendou nebo dokumentací projektu.

Buďte při čtení e-mailů pozorní

Jedině budete-li Vaše e-maily skutečně číst, můžete docílit výrazné časové úspory a pracovní efektivity. Díky důkladnému přečtení e-mailu můžete přesněji určit, jak danou situaci řešit nebo na koho se obrátit.

Nespoléhejte se výhradně na e-mail

E-mailová komunikace nám sice umí usnadnit práci, ale ne vždy je tím nejvhodnějším způsobem komunikace. Mnohdy je vhodnější formou například telefonický kontakt nebo internetová služba IM. Samozřejmě nic z toho se nevyrovná osobnímu kontaktu.

Autor: Linda Kalašová